営業メールを成約に結び付けるポイント。書き方のコツや注意点とは

メールを使った営業にはさまざまなメリットがあり、メリットを生かすことが成功の鍵です。成約に結び付くメールの書き方やコツ、注意したいポイントを紹介します。相手の心をつかむ営業メールの書き方を学び、成果につなげましょう。

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(出典) photo-ac.com

メールを使った営業をしている会社は珍しくありませんが、メール営業の具体的なメリットを詳しく把握していない人もいるのではないでしょうか？まずはどのような利点があるのかを知って、営業活動への生かし方を考えましょう

メールでの営業は、時間や場所が限定されないのが大きなメリットです。テレアポや訪問営業の場合は、時間や場所を考慮する必要がありますが、メールの場合は自分の都合のよいタイミングでアプローチできます。

相手側も自分の都合が付くタイミングでメールを読めるので、互いにストレスがありません。口頭で説明されるより、文章の方が理解しやすいというメリットもあります。また、相手の興味を引く内容であれば、スムーズに商談につなげられる可能性があるのはメールの強みです。

メールは一斉送信できるため、一度により多くの人へアプローチができます。もちろん、やみくもにメールを送っても効果は出ないので、ある程度見込み客を絞り込む必要はあるでしょう。

とはいえ、テレアポや訪問営業と比べると短時間で多くの人にコンタクトを取れます。メール営業でのアプローチを効率化できれば、他の業務に使える時間を増やせるはずです。

例えば、顧客の課題を探る・より刺さる提案を考えるなど、顧客満足度向上の施策に取り組む時間を増やせます。結果として営業の質が向上し、成約率の向上につながるでしょう。

メールはテキストという形で送付履歴が残るので、いつ誰にどのような内容のメールを送信したのかが一目瞭然という点もメリットです。例えば、相手から何のリアクションもなかった場合、メールを読み返してどのような点がよくなかったのか分析・改善できます。

また、トラブルが発生した際に送付したメールをすぐに確認できるのも、メールならではのメリットです。口頭だと聞き違いや勘違いなどのトラブルが起こっても証拠が残りませんが、メールはテキストを見返せるので対処しやすくなります

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営業メールを送っても相手からのリアクションがなければ、商談につなげられません。相手の心をつかむメールを書くには、どのような点を意識すればよいのでしょうか？営業メールの基本的な書き方を見ていきましょう。

メールは件名の付け方によって、開封率が大きく変わります。営業メールは内容を読んでもらうことで次につながるため、相手が「読んでみたい」と思うような件名が求められます。

一目で内容を理解でき、かつ相手の興味を引く件名にすることが重要です。例えば、『ご提案』や『ご紹介』だけでは概要が分からず、迷惑メールだと思われる可能性があります。逆に長すぎてもインパクトに欠け、読み飛ばされてしまうでしょう。

事前にどのような件名であれば興味を持ってもらえるかについて、分析と対策が必要です。試行錯誤を繰り返しながら、開封してもらえる件名にする努力をしましょう。

営業メールの構成は、必ずこうしなければならないという決まりはありません。しかし、構成がしっかりしていない文章は読みづらいため、最後まで目を通してもらえない可能性があります。

メールの目的や内容によって多少は違いがありますが、基本的にはビジネスメールの形式に沿って構成を組み立てましょう。あいさつと自己紹介から始まり、提案したい商品やサービスについての説明・利用するメリットやベネフィットの説明という流れが一般的です。

最後に商談の日時を指定し、相手の都合の伺う言葉を添えましょう。

メールを読んだ相手に求めるアクションは、明確に記載しておく必要があります。「興味があれば、ご返信ください」など抽象的すぎると、具体的にどのように返信すればよいのか分からなかったり、返信の文章を考えるのが面倒に感じてしまったりすることが多いためです。

商品やサービスに興味のある人でない限り返信のハードルは高いため、返信を後押しする工夫が必要です。例えば、商談のアポイントを取りたいときは、こちらから日時の候補をいくつか提示して、相手の都合がよい日を聞くことで返信しやすくなります。

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基本的な営業メールの書き方に加え、成約に結び付けるコツを知ることで、より効果的な営業が可能です。紹介する二つのコツを、実際にメールを送る際の参考にしましょう。

失礼な表現にならないように気を付けつつもフォーマルすぎない、バランスのよい文章を心掛けるのがコツです。

丁寧な言葉遣いは大切ですが、あまりにも堅苦しいと親しみやすさに欠け、接しにくい印象を持たれてしまいます。ビジネスマナーを守りつつ親しみやすさも意識しましょう。

相手の視点に立って読みやすい文章にすることも重要です。例えば、漢字が多くなりすぎないように平仮名に変える、適度に改行する、箇条書きを使うなどの工夫が挙げられます。

たとえ自社製品やサービスが優れていても、一方的な商品紹介では相手からの反応は薄くなります。メールの内容を通じて、直接話を聞くメリットを提示することがリアクションを起こさせるコツです。

例えば、相手が抱えている課題やニーズを把握し、自社製品やサービスを利用してどのように解決できるのか伝えられると、興味を持ってもらいやすくなります。

「この営業担当者に直接話を聞けば、解決の糸口が見つかるかもしれない」といったように、自社にとってメリットがあると思われれば商談につながるでしょう。

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営業メールの作成に関してや商談までの流れで、特に注意したいポイントをまとめました。事前に注意点を把握しておくことで、よりよい成果につながるでしょう。

必ず効果の測定をする

初めから反応のよい営業メールを作成できる人は多くありません。質や効果を高めるために、誰にどのような内容のメールを送り、どの程度のリアクションがあったのかを集計し、効果の測定をする必要があります。

その結果から改善点を洗い出し、修正と再検証を繰り返すことで徐々に効果を高めていけるはずです。『KPI（重要業績評価指標）』を設定すると効果の測定がしやすくなります。

メール営業のKPIとなる指標には、開封率・返信率・クリック率などが挙げられます。アプローチ対象が購買プロセスのどの段階にいるのかをはじめ、そのときの状況を考えてKPIを設定しましょう。

相手からメールの返信があった時の対応から商談に結び付けるまでの流れを設計し、スムーズに商談・成約に結び付けられるように準備しておきましょう。

相手から返信があったときは、できるだけ早くアクションを起こすことが大切なポイントです。レスポンスが早いほど商談成立の確率が上がる傾向にあるため、速やかなメールの返信やテレアポで商談につなげましょう。

対応が遅いと相手を不安にさせたり不信感を与えたりします。すぐに返信できない場合は、『追って連絡いたします』と状況を伝えるメールを送ることで安心してもらえます。自動応答メールを設定しておくと、自動的に通知がいくので返信する手間が省けて便利です。

もし自社にテレアポから案件化できる人材がいない場合は、アポイントを外注するという手もあります。ぜひ一度、アソウの営業代行サービスにご相談ください。

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営業メールには任意のタイミングで送信できたり、一度に多くの人にアプローチできたりするメリットがあります。メールを作成する際は、件名や構成・アクションの提示など押さえておくべきポイントに注意しましょう。

堅苦しすぎない文章や相手が得られるメリットを伝えることで、成約率アップが期待できます。効果の測定をして改善することや、返信から商談までの流れをスムーズに進めることも大切です。

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