テレアポのコツとは？成功率を上げるための準備やトークのポイント

テレアポの成功率を上げるためには、自分のやり方を振り返り、うまくいかない原因を分析し明らかにした上で改善に取り組む必要があります。成約につなげるために求められる準備や心構え・コツを押さえて、実際に試してみましょう。

 

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(出典) photo-ac.com

 

テレアポで思うような成果を上げられない原因は、人によってさまざまです。ただ、共通する問題はあります。よくある理由をチェックして、自分に当てはまらないか振り返ってみましょう。

テレアポ前の準備が不足している

準備が不足していることが原因で、商談や成約に結びつかないケースは少なくありません。例えば、テレアポリストの質が悪かったり、相手のニーズを理解できていなかったりという問題が挙げられます。

リストの質を上げるとともに、相手のニーズを的確に把握するためにしっかりとした事前調査が必要です。そもそもターゲットの設定を間違えている可能性もあります。アプローチする相手が適切かどうかから、丁寧に見直してみましょう。

アプローチのタイミングが適切でないことも、うまくいかない原因です。相手が自社の製品やサービスを求めている段階でなければ、どれほど話し方に気をつけても商談につながりません。

 

トークのポイントが押さえられていない

ターゲットが適切でも営業トークのポイントが押さえられていないと、相手に興味を持ってもらえず商談や成約には結びつきません。話の内容が相手のニーズにマッチしていなければ、相手は話をつまらないと感じ、断る理由を考え始めます。

興味を引く話にするためには、独りよがりではなく、相手の目線に立って話をする必要があります。例えば、早口で話していたり一方的に話していたりするのは、相手の目線に立っているとはいえません。

相手のニーズを的確に理解した上で、ゆっくりと分かりやすく話したり相手の話に耳を傾けたりする姿勢が大切です。

 

営業担当者の経験・スキル不足

営業担当者の経験やスキルが足りないために、テレアポのコツやポイントが分からず商談に結びつかないケースも多くあります。

とはいえ、経験やスキルは一朝一夕で身に付くものではありません。経験豊富な営業担当者からアドバイスをもらったりトークスクリプトを作成したりして、足りない部分を補う工夫が必要です。

また、断られることに慣れていない新人は、モチベーションが下がったり落ち込んだりして、テレアポを避けがちです。アプローチが減れば必然的に成約数も下がり、さらにうまくいかないという悪循環に陥っている状態も考えられます。

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テレアポがうまくいかない状態から脱するには、入念な準備が必要です。必須といえる事前調査やトークスクリプトの作成について、重要性やポイントを押さえておきましょう。

徹底した事前調査を行う

テレアポで商談に結びつけるためには、まず自社製品やサービスが相手にとってニーズがあるものなのか知る必要があります。

ターゲットとなる企業のホームページや公式SNSなどの情報源から、事業内容や規模・提供している商品やサービスといった基本情報から直近の売上まで、徹底した事前調査を行いましょう。

調査が行き届いていれば、どのような課題やニーズがあるのか予測でき、自社の製品やサービスとの関連性も分かります。どのように話を持っていくかなど、アプローチの仕方を考えるときにも役立つはずです。

「リサーチする時間がもったいない」と思う人もいるかもしれませんが、商談に結びつけるというゴールを考えれば、やみくもに電話するよりもはるかに効率のよい方法です。

アプローチのタイミングもつかんでおこう

電話をかけるベストな時間帯も、テレアポを成功させるために大切な要素です。業種によっても変わりますが、始業開始から1時間以内や終業時間前は、忙しくバタバタしていると予想されます。

慌ただしい時間帯に電話をかけると、相手もゆっくり話を聞いている余裕がないでしょう。電話に出てもらえたとしても、忙しいからとすぐに切られてしまってはアポイントが取れません。

事前調査の一環としてコンタクトを取るべき担当者を把握し、その人が対応しやすい時間帯を調べておきましょう。余裕がある時間帯なら、話を聞いてもらえる可能性が高くなります。

トークスクリプトを作成する

相手の興味を引くトークをするために、事前調査した相手の課題やニーズに合わせてトークスクリプトを作成しましょう。どのように話を展開するかだけでなく、相手の反応にどう対応するかも含めて詳細を決めることが大切です。

作成したスクリプトを実際に声に出して練習をしておくのも、テレアポに欠かせない準備です。頭の中ではすらすらと読めても、声に出してみると不自然だったり、スムーズに話をつなげられなかったりする場合もあります。

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テレアポの成約率に大きく影響するのは、やはり営業担当者のトークです。成約率を高めるために大切なコツを三つ紹介します。ポイントを押さえられていなかったと思う人は、実際に取り入れてみましょう。

ポイントを押さえた簡潔なトークにする

作成したトークスクリプトを基に、要点を押さえた説明をするのがアポイントを取るコツです。「もう少し話を聞いてみたい」と思わせられれば、商談につながりやすくなります。

興味を持ってもらおうと詳しく説明しすぎると、相手は情報処理が追いつかず面倒に感じてしまい、断られる原因になります。

また、アポイント段階の説明で全ての説明を聞いたように思わせてしまうと、商談の必要はないと判断されてしまうというのも問題です。伝える情報を事前に絞り込み、簡潔に話を進めましょう。

声の大きさとトーンに気を配る

話の内容だけでなく、声の大きさやトーンなどの話し方も、印象を決定づける要素になります。電話は顔が見えない分『声』が大切です。

好印象を与えるには、明るく爽やかなトーンで話しましょう。普段よりも2トーン程度上げて、ハキハキとメリハリをつけて話すのがよいとされています。

ただし、あまりにも明るくハキハキしすぎると『いかにもテレアポ』という印象になり、話を聞いてもらえないケースもあります。相手に不快感を与えない、程よいトーンを心がけましょう。

言葉の選択や質問を工夫する

テレアポで売り込み感やセールス感が出てしまうと、相手がネガティブな感情を抱いてしまうため、言葉の選択に注意する必要があります。例えば、『販売』『ご案内』『割引』などの代わりに、『ご提案』や『ご確認』を使うと売り込み感が強くなりません。

話が一方的にならないように適宜質問や確認を挟み、対話を意識することも大切なポイントです。対話の形を取ることで相手の興味を引き、商談につなげやすくなります。

質問するときは、相手が「主導権を握られている」「詮索されている」と不快に感じないよう、踏み込みすぎず確認程度に留めましょう。

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テレアポの成約率を上げるために必要な考え方を紹介します。具体的にどのような点を意識したらよいのか見ていきましょう。

全件のアポイント獲得は難しいと考える

特に営業職に就いて間もない頃は、テレアポでもできるだけ断られないようにしようと気を張りがちです。しかし、熟練の営業担当者でも断られることは多く、全てのテレアポを成功させるのは実質的に不可能です。

成功させようと気負いすぎると、相手の立場を考えずに一方的に話を進めてしまったり機嫌をうかがいすぎたりして、逆に失敗する可能性が高くなります。

テレアポの目的は商談につなげることなので、その場で売り込もうとしないことも大切です。相手に安心感や信頼感を与え、話を聞いてもらうことが前提であると意識しましょう。

相手にとってのメリットを伝える

テレアポは自社商品を提案するために商談の機会を得る場なので、『話を聞くメリット』を提示する必要があります。

実際に会って話を聞くことで相手が得るメリットを、簡潔に打ち出しましょう。例えば「このシステムを導入して、月々の経費処理にかかるコストが30％削減できた企業もあります」というように、具体的な数字や事例を出せればベストです。

また、「何日がご都合よろしいですか？」と相手に委ねる聞き方をすると、忙しい仕事中の電話口で考える負担を与えてしまいます。断るきっかけを作ることにもなるので、「3日午後と5日午前であれば、どちらがご都合よろしいでしょうか？」と2択で日程を提案しましょう。

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「テレアポを上達させたいけれど、どうすればいいのか分からない」という人もいるのではないでしょうか？明日からでも取り組める工夫を二つ紹介します。

営業トークを録音してみる

話し方に課題があると感じる人には、自分の営業トークをスマホに録音して、客観的に聞いてみる方法がおすすめです。声の大きさやトーン・スピード・間の取り方を細かく確認して、改善点を抽出しましょう。

トークの流れがスムーズでないといった違和感がある場合は、まず何が原因なのか突き止めます。それを基にトークスクリプトを見直し、話の構成を修正しましょう。改善点を意識して録音・確認を繰り返し、練習を重ねることでスキルが上達します。

 

うまい人を参考にロールプレイングする

テレアポで成果を上げている人のアプローチを参考にするのも、テレアポのスキルを上げるのに効果的な方法です。

基本の話し方だけでなく、質問への対応やアウト返しの方法も、自分とは何が違うのか比較することで足りない部分が明確になります。

改善すべきポイントを意識しつつ、ロールプレイングしてみましょう。トークがうまい人に練習のパートナーを頼めば、経験から得た知識やコツを教えてもらう機会にもなります。

ただ、社内にテレアポに習熟した人がいない場合は、まずアポイントの取得を外注してノウハウを積み上げていく必要が出てくるでしょう。

 

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テレアポで商談につなげるためには、徹底した事前調査を行った上でトークスクリプトを作成し、適切なタイミングでアプローチすることが重要です。

声の大きさやトーンにも気を遣い、相手に話を聞くメリットを提示できる簡潔なトークにすると、商談につながりやすくなります。

営業トークを録音して弱点を把握し改善に努めたり、テレアポがうまい人を参考にしてロールプレイングを繰り返したりして、スキルアップに励みましょう。

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