展示会出展後の営業フォローのポイント　[MISSION]《東京ビックサイト》来場者へのフォローアプローチ【後編】

【前編のあらすじ】　（前編はこちら）

東京ビッグサイトで開催された大規模なビジネスイベントに出展した、ＩＣＴソリューションサービスの大手企業・A社。目標数の名刺を獲得し、いよいよ来場者フォローが始まりました。お客さまが営業活動に専念できるよう、牟田のチームが本格始動します。

2017年7月下旬、三日間にわたって開催されたビジネスイベントは、約４万5000人の来場者を集め、盛況のうちに幕を閉じた。Ａ社のプロジェクトチームは、新開発の注目商材『クラウド型・勤怠管理サービス』の販路開拓に向け、熱心に事前の呼びかけや当日の呼び込みを行った。その結果、予想をはるかに上回る数の来場者をブースに集客することができた。当初、担当者Ｗ氏が掲げた目標は次の３点であった。

このビジネスイベントへの出展企業７４６社のうち、勤怠管理システム関連の商材を取り扱う企業は27社を数えた。その中で他社と一線を画し、有効な商談に結び付けるためには迅速かつ丁寧な「来場者フォロー」がカギとなる。スペックやその他の優位性など、開発部門が技術の粋を集めて開発した思いを引き継ぎ、販路開拓を担うプロジェクトチームの意気は上がっていた。

結果的に、開催中ブースに立ち寄って名刺を残した来場者は約2000名に上った。目標の二倍の人数である。いかに事前の告知や情報提供に力を入れたか、また、開催中ブースをのぞいた来場者にいかに的確で熱心な対応を行ったかが、名刺2000枚という数字に表れている。Ａ社のプロジェクトメンバーは、目標の①と②を見事に果たした。次は、③を担う牟田のチームが結果を出すだけである。

今回、Ａ社・Ｗ氏から伝えられた目標は、次のような内容であった。

「名刺リスト1000件、担当者ヒヤリング700件、アポイント設定30件、設定率３％」。

予想を上回る来場者から得た、約2000枚の名刺。ブースで具体化した案件は、そのまま営業担当者が商談を進めた。平行して、それ以外の来場者の名刺はＡ社の担当者がブース裏で即時にデータ化し、来場へのお礼メールを送った。さらに、そのデータを精査した上で、牟田のチームがアプローチするためのコールリストが作成されていった。

今回の案件で牟田が掲げたテーマは、「スピーディーなフォロー」と「柔軟なトークスクリプト」であった。イベント閉会直後からスタートさせる、短期集中の丁寧なフォロー。来場者の記憶と、興味関心の熱度が高いうちに、確実に関係づくりをスタートさせたい。そのコンセンサスは、Ａ社と牟田の間でしっかりと確認できていた。ブースの表では熱のこもった来場者への対応が、ブース裏ではお礼メールの発信とコールリスト作成が粛々と進められた。この時すでにＡ社と牟田の間には、同じ目標に向かって互いの力を最大限に出し合う、プロ同士としてのパートナーシップがあった。

Ａ社は、牟田のチームが出した結果を高く評価した。もともと今回の商材『クラウド型・勤怠管理サービス』のプロジェクトチームは４名と少数精鋭だ。ビジネスイベントへの初めての出展、不可欠だが効果的な手法がイメージしにくい「来場者フォロー」など、課題が顕在化する中で、牟田との出会いがあった。先行して春に着手したアポイント代行案件で、しっかりと成果が出せたこと。また、さまざまなやりとりを通して相手に伝わった、牟田個人の人となり。こうした信頼感がベースとなり、互いの役割をしっかりと果たしながら、同じ目標に向かって取り組んだ結果の成果であった。

当初から担当のＷ氏は、「慣れないアポイント設定業務はプロにアウトソーシングし、自分たちは営業に注力したい」と考えていた。これは牟田が常日頃から仕事へのスタンスとしている、「お客さまと一緒に案件を育て、お客さまが安心して営業活動に専念できる環境づくり」という思いと一致する。牟田たちが担当するのは「アポイント代行業務」だが、めざしているのは「顧客が営業に専念できるためのサポート」なのだ。互いの思いの一致。業務に関するノウハウはもとより、今回の大きな成功要因として、胸襟を開き、思いや夢を語り合い、プロとして着実に結果を出すことで築いた信頼関係があったのは確かである。